Als Führungskraft ist es unsere Aufgabe gute Führungsarbeit zu leisten.

Als Führungskraft produzieren wir in der Regel keine Ergebnisse (mehr) selber. Das machen unsere Mitarbeiter. Unsere Aufgabe ist es, gute Führungsarbeit zu leisten.

Aber, was ist eigentlich Führungsarbeit? Und woran erkenne ich, dass ich gute Führungsarbeit leiste?

In knappen Worten, gute Führungsarbeit ist, dem Mitarbeiter klar zu sagen, 

• wo es mit der Abteilung/dem Team/dem Projekt hingehen soll
• wie das zur Unternehmensstrategie passt
• wie sein Beitrag dazu aussieht
• welche Regeln gelten und was erwünscht bzw. unerwünscht ist

Das bedeutet, sich und den Mitarbeiter Ziele setzen und (gemeinsam mit den Mitarbeitern) an ihnen arbeiten. Das klingt jetzt leichter als es tatsächlich ist. Ich habe mir lange Zeit daran die Zähne ausgebissen, bis ich einen Weg gefunden habe, der funktioniert. 

Wie der aussieht, erfährt du in den folgenden vier Abschnitten.

„Der Langsamste, der sein Ziel nicht aus den Augen verliert, geht noch immer geschwinder, als jener, der ohne Ziel umherirrt.“ – Gotthold Ephraim Lessing

Schritt 1: Ziele spezifizieren

Der schwierigste und zugleich wichtigste Schritt ist, aus den meist in Prosa und oft recht unkonkret formulierten (Unternehmens-) Zielen, konkrete und vor allem messbare Kriterien abzuleiten.

Ich hatte am Anfang, als ich meine Führungspositionen angetreten habe, nie ein definiertes Set an KPIs (Key Performance Indicator = Kennzahlen für Leistung von Aktivitäten) gehabt, an denen ich mich hätte orientieren können. Ich musste und muss mir diese selbst erarbeiten.

Dieser Schritt ist deswegen so wichtig, damit du am Ende deiner Bemühungen erkennst, ob du und deine Mitarbeiter die gesteckten Ziele überhaupt erreicht haben. Wir können uns nämlich wunderbar den ganzen Tag mit Besprechungen, Telefonaten, E-Mails etc. beschäftigt halten, ohne unseren Zielen auch nur einen Millimeter näher gekommen zu sein.

Wahrscheinlich fragst du dich jetzt: „Wie stelle ich das an? Wie komme ich zu konkreten und messbaren Zielen?“

Vermutlich gibt es da viele Wege. Ich stelle dazu gerne Fragen, die ich für mich oder zusammen mit meinem Team beantworte.

Meine beliebtesten Fragen für diesen Schritt sind: „Woran erkenne ich/woran erkennen wir, dass ich/wir unsere Ziele erreicht haben? Was ist danach anders als heute?

Schritt 2: Umsetzung planen

Habe ich meine Ziele soweit konkretisiert, wie im ersten Schritt beschrieben, geht es darum, sich zu überlegen, was denn konkret zu tun ist, damit das Ziel erreicht werden kann?

Ich habe in meinem Berufsleben sehr viel im Umfeld von Prozessen gearbeitet, meist mit der Frage: „Wie schaffen wir es, dass Prozesse definiert und eingehalten werden?“. Diese Art der Arbeit ist Wissensarbeit. Es kommt nur bedingt zu materiellen Ergebnissen wie beispielsweise bei der Herstellung eines Autos oder einer Kaffeemaschine.

Bevor ich also beginne, meine Ziele zu verfolgen, muss ich mir die Frage stellen: „Mit welchen Aktivitäten habe ich überhaupt Einfluss auf mein Ziel?“

Um bei meinem Beispiel mit der Einhaltung von Prozessen zu bleiben, ist natürlich die Frage interessant, ob denn die einzuhaltenden Prozesse überhaupt allen, die davon betroffen sind, bekannt sind? Und ob die Prozessbeteiligten ihre Aufgabe überhaupt verstanden und verinnerlicht haben? Über diese Art von Fragen, taste ich mich an die konkreten Aktivitäten zur Zielerreichung an.

Habe ich dann einen Überblick, was zu tun ist, um das Ziel zu erreichen, plane ich mir diese Aktivitäten in meinen Kalender ein. Diese Termine haben Vorrang vor allen anderen Terminen in meinem Kalender.

Schritt 3: Machen!

Kennst du den Spruch: „Machen ist wie wollen, nur krasser.“? Spätestens nach den ersten 4 Wochen im neuen Jahr merken wir, dass das mit der Umsetzung der Neujahrsvorsätze gar nicht so leicht ist und in den meisten Fällen im Sande verläuft. Aber auch im Kleinen, im Alltag, schieben wir wichtige Dinge gerne auf, um uns den vermeintlich dringenden Themen zu widmen. Die Crux dabei: durch das Aufschieben der wichtigen Dinge, werden diese irgendwann dringend und wir geraten in Stress.

Dieses Phänomen nennen Experten die Prokrastinationsfalle: das Aufschieben oder Vertagen auf morgen.

Bewusst oder unbewusst verschieben wir wir immer wieder Aufgaben, anstatt sie zu erledigen. Das kann laut Experten zwei Ursachen haben:

1. Wir brauchen den Druck, der entsteht, wenn wir Aufgaben auf den letzten Drücker erledigen, weil wir glauben, wir wären unter Druck kreativer.
2. Wir haben Angst zu versagen und fangen daher gar nicht erst an.

Und manchmal ist es eine Mischung aus beidem. Das Kernproblem bei der „Aufschieberitis“ ist, dass wir Schwierigkeiten haben Prioritäten zu setzen und meist auch an latenten Minderwertigkeitskomplexen leiden.

Die Lösung aus dieser Falle herauszukommen ist, sich große Aufgaben in kleinere Happen zu zerlegen und diese zu erledigen. Das sichert uns einen schnellen Erfolg und bringt Motivation für die nächsten Schritte. Wir werden produktiver und damit zufriedener.

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Schritt 4: Reflektieren und Nachjustieren

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Bei meinen ersten Versuchen Ziele zu konkretisieren, in kleinere und machbare Schritte zu zerlegen und umzusetzen, bin ich ziemlich oft gescheitert. Gescheitert im Sinne von, dass die Ziele doch nicht konkret genug und die Aufgaben nicht klein genug waren und ich sie am Ende nicht erledigt sondern x-mal verschoben habe.

Aus diesem Grund ist der Schritt des Reflektieren auch so wichtig. Ohne zu analysieren, warum ich mein Ziel nicht erreicht habe, kann ich die Ursache meines Scheiterns auch nicht herausfinden. Wen wir also diesen Schritt auslassen, können wir uns die vorherigen auch sparen. Denn wenn wir immer das Gleiche tun, können wir wohl kaum ein anderes Ergebnis erwarten, oder?

Insofern habe ich mir angewöhnt, mir Zeit zum Reflektieren zu nehmen, sowohl am Abend, um den Tag Revue passieren zu lassen, als auch am Ende der Woche, des Monats und des Jahres.

Ich weiß, diese vier Schritte sind leichter gesagt als getan. Auch ich ertappe mich immer wieder dabei, wie ich einen oder mehrere Schritte auslasse und einfach das tue, was ich in dem Moment für wichtig erachte. Und es kann vorkommen, dass ich das eine ganze Weile so laufen lasse, bis ich merke, dass meine Unzufriedenheit überhand nimmt.

Glücklicherweise habe ich mir Methoden und Strukturen geschaffen, mit denen ich wieder in mein 4-Schritte-Modell zurückfinde. Einer davon ist, dass ich meinen Tag erst einmal wieder strukturiere. Wie ich das mache, zeige ich dir in meinem kostenlosen Workbook „Produktiver werden – so gewinnt dein Tag Struktur“.